Retrabalho raramente aparece como um problema único e visível. Ele se manifesta em pequenas tarefas repetidas: digitar a mesma informação em dois sistemas, conferir manualmente algo que já foi validado antes, refazer um relatório porque os dados de origem mudaram depois de pronto.
Individualmente, cada uma dessas tarefas parece pequena. Somadas ao longo de uma semana, costumam representar uma parte significativa do tempo de uma equipe administrativa — tempo que poderia estar voltado para atividades de maior valor, como análise e decisão.
O primeiro passo para reduzir retrabalho é mapear onde a mesma informação é digitada ou conferida mais de uma vez. Esses pontos de duplicidade são, na maioria das vezes, os melhores candidatos a automação ou integração entre sistemas.
O segundo passo é revisar processos que dependem de planilhas paralelas ao ERP. Quando uma planilha existe só porque o sistema "não mostra direito" uma informação, geralmente há uma oportunidade de criar um indicador ou painel que elimine essa necessidade.
Reduzir retrabalho não exige, na maioria dos casos, um projeto grande — exige identificar com precisão onde o tempo está sendo gasto sem necessidade, e atacar esses pontos um a um.